LABORATORIUM AKUSTIK DAN INSTRUMENTASI KELAUTAN

Bagian Akustik dan Instrumentasi Kelautan

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Institut Pertanian Bogor

Manual Mutu

Laboratorium Akustik dan Instrumentasi Kelautan

ã Bagian AIK2011

Jl Lingkar Kampus, IPB, Dramaga, Bogor

Phone +62 251 8628832• Fax +62 251 8628832

Kebijakan Mutu

Bagian Akustik dan Instrumentasi Kelautan (Bag. AIK) merupakan salah satu unsur pelaksana kegiatan akademik pada Departemen Ilmu dan Teknologi Kelautan (ITK) yang berkedudukan di bawah Departemen ITK. Tugas, fungsi dan wewenang Bagian sesuai dengan SK Rektor IPB No. 178/K13/OT/2005 diantaranya adalah melaksanakan kegiatan dan pembinaan dalam pengembangan keilmuan sesuai dengan mandat yang ditetapkan, yakni untuk mewujudkan: Pengembangan ilmu dan teknologi akustik bawah air, dan rancang bangun instrumen serta sistem telemetri kelautan sehingga memiliki sasaran mutu yang tercantum dalam Bagian AIK melakukan pengembangan keilmuan dengan membentuk 3 (tiga) laboratorium yang memiliki keilmuan yang sesuai yaitu Laboratorium Akustik Kelautan dan Laboratorium Instrumentasi Kelautan, hal ini sesuai dengan SK Rektor IPB No. 044/K13/OT/2002 tentang pembentukan Laboratorium pada Jurusan ITK.

Laboratorium yang didirikan untuk menunjang kegiatan pendidikan kelautan di Departemen Ilmu dan Teknologi Kelautan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor. Laboratorium yang ada di Bagian AIK membantu penyelenggaraan perkuliahan, praktikum dan penelitian yang berhubungan dengan bidang akustik dan instrumentasi kelautan.

Berdasarkan komitmen tentang kebijakan mutu maka seluruh jajaran pimpinan dan staf IPB hingga Lab. AIK telah berkomitmen untuk secara terus menerus memberikan pelayanan sesuai harapan pelanggan dalam mendorong proses penerapan sistem manajemen mutu di seluruh unit dan individu di lingkungan IPB, dengan senantiasa berpedoman kepada peraturan perundangan yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan sebagai bentuk kontribusi terhadap kemajuan IPB, bangsa dan masyarakat Indonesia.

Sesuai dengan SK Rektor IPB No 126/I3/OT/2008, maka visi dan misi Bagian AIK adalah sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan Pendidikan Kelautan bermutu tinggi dan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif di bidang AIK dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.

2. Mengembangkan IPTEK Bidang AIK sesuai dengan kebutuhan masyarakat pada masa sekarang dan masa yang akan datang.

3. Melaksanakan sistem manajemen akademik yang berkarakter kewirausahaan, efektif, efisien, transparan dan akuntabel.

4. Menciptakan suasana kondusif dalam rangka pengembangan masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak asasi manusia.

Bogor, 3 Juni 2011

Kepala Bagian AIK,

Prof. Dr. Ir. Indra Jaya, M.Sc.

NIP. 19610410 198601 1 002

CHAPTER 1

Manual Mutu Laboratorium Akustik dan Instrumentasi Kelautan

Profil Laboratorium Akustik dan Instrumentasi

epartemen Ilmu dan Teknologi Kelautan memiliki empat bagian keilmuan salah satunya adalah Bagian Akustik dan Instrumentasi Kelautan

Bagian AIK mengelola dua laboratorium yaitu Laboratorium Akustik Kelautan, Laboratorium Instrumentasi dan Telemetri Kelautan serta Laboratorium Robotika Kelautan.

Laboratorium yang ada merupakan fasilitas penunjang yang digunakan untuk kegiatan Tri Darma Perguruan tinggi, yaitu pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, dalam bentuk praktikum, penelitian mahasiswa untuk keperluan Tugas Akhir dan penelitian dosen untuk pengembangan keilmuan atau karya ilmiah, serta pengabdian pada masyarakat umum.

1 Mandat

! Ruang Lingkup

: Topik Penelitian

& Visi dan Misi

Mandat Akademik Bagian AIK

SK Rektor IPB No 126/I3/OT/2008:

• Pengembangan Ilmu dan Teknologi Akustik Bawah Air, dan Rancang Bangun Instrumen serta Sistem Telemetri Kelautan

Ranah/Ruang Lingkup:

• Mempelajari sistem deteksi dan komunikasi bawah air dan penerapannya untuk menentukan karakteristik sumberdaya dan lingkungan laut, serta mengembangkan rancang bangun dan aplikasi serta sistem telemetri kelautan

Topik Utama Penelitian :

• Deteksi, karakterisasi dan klasifikasi sumberdaya dan lingkungan laut termasuk sifat fisik dan kimiawi air laut serta dasar perairan, menggunakan sistem akustik dan instrumentasi

• Rancang bangun instrumentasi, robotika dan sistem telemetri kelautan

• Rancang bangun instrumentasi peralatan penunjang perikanan budidaya, perikanan tangkap dan penanganan hasil perikanan

Visi, Misi dan Program Kerja

VISI :

§ Menjadikan Bagian AIK sebagai Acuan dalam Pelaksanaan Kegiatan Pendidikan, Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat Kelautan Tropika di bidang AIK.

MISI :

§ Menyelenggarakan Pendidikan Kelautan bermutu tinggi dan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif di bidang AIK dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.

§ Mengembangkan IPTEK Bidang AIK sesuai dengan kebutuhan masyarakat pada masa sekarang dan akan datang.

§ Melaksanakan sistem manajemen akademik yang berkarakter kewirausahaan, efektif, efisien, transparan dan bertanggungjawab.

§ Menciptakan suasana kondusif dalam rangka pengembangan masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak asasi manusia.

Sasaran/Program Kerja Bagian AIK :

§ Terselenggaranya pendidikan dan kemahasiswaan yang kuat untuk menghasilkan lulusan berkompeten, cerdas dan kompetitif di bidang AIK.

§ Tersedianya penelitian di bidang ilmu dan teknologi kelautan, dalam hal ini bidang AIK, yang bermanfaat bagi masyarakat.

§ Tersedianya kapasitas sumberdaya di bidang AIK untuk memperkuat departemen Ilmu dan Teknologi Kelautan

Terselenggaranya sistem manajemen menuju penyehatan organisasi departemen Ilmu dan Teknologi Kelautan.

Struktur Organisasi

Sesuai SK Rektor No : 341A/SK/2009 struktur organisasi Laboratorium Akustik dan Instrumentasi Kelautan adalah:

Rincian Tugas dan Tanggung Jawab

No.	Jabatan	Job Deskripsi
1.	Kepala Bagian	1. Mengesahkan dan menetapkan manual mutu dan kebijakan mutu laboratorium. 2. Menjamin tersedianya sumber daya. 3. Menjamin bahwa implementasi manajemen mutu dilaksanakan secara konsisten. 4. Menyetujui kebutuhan pengadaan peralatan. 5. Menyetujui usulan kegiatan pelatihan. 6. Memimpin organisasi dan melaksanakan fungsi manajemen laboratorium. 7. Menjalin kerjasama dengan laboratorium terakreditasi lainnya dan organisasi pemberi akreditasi nasional/internasional. 8. Memimpin kaji ulang manajemen.
2.	Kepala Lab. Akustik Kelautan	1. Bertanggung jawab pada pelaksanaan implementasi sistem mutu laboratorium. 2. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan rekaman-rekaman yang diperlukan untuk audit internal dan kaji ulang manajemen. 3. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang dan jasa. 4. Menyeleksi dan bertanggung jawab terhadap kompetensi personil. 5. Melakukan sosialisasi akreditasi Laboratorium ke instansi yang membutuhkan. 6. Bertanggung jawab terhadap tugas-tugas Kepala Bagian, apabila Kepala Bagian berhalangan hadir.
3.	Kepala Lab. Instrumentasi & Telemetri Kelautan
4.	Kepala Lab. Robotika Kelautan
5.	PLP	1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengujian oleh analis. 2. Mengesahkan lembar pengujian. 3. Membantu Ka. Lab. dalam menjaga kinerja alat. 4. Membantu Ka. Lab. dalam menjamin mutu pengujian. 5. Menginventarisasi alat. 6. Melakukan kalibrasi peralatan. 7. Merencanakan kebutuhan alat pengujian setiap 3 bulan. 8. Bertanggung jawab terhadap proses dan hasil analisis.

CHAPTER 2

Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Tujuan dan Ruang Lingkup

anual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi Bagian AIK FPIK IPB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan kebutuhan customer dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan lingkup SMM (Sistem Manajemen Mutu) yang terkait dengan mandat utama KMM IPB yaitu berkomitmen untuk secara terus menerus memberikan pelayanan sesuai harapan pelanggan dalam mendorong proses penerapan sistem manajemen mutu di seluruh unit dan individu di lingkungan IPB. Secara fungsional Lab. AIK bertanggungjawab: a) Menyediakan peralatan akustik, instrumentasi dan robotika kelautan; b) Memberikan layanan dan pendayagunaan fasilitas laboratorium; c) menyelenggarakan kegiatan pelatihan/training/workshop; d) Menyediakan pelayanan magang penelitian dan e) Melakukan urusan tata administrasi Lab. AIK.

Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 17025, menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua persyaratan SMM ISO 17025 diaplikasikan oleh Lab. AIK IPB tanpa pengecualian (Lampiran 1).

CHAPTER 3

Rencana Strategis

Peningkatan Mutu

enstra DIKTI 2014 menargetkan laboratorium ter-ISO sebanyak 14 Laboratorium, sekarang baru 3 PT mempunyai laboratorium yang ter-ISO-17025 yaitu UGM, UI, dan ITB (http://artawan1966. wordpress.com/2009/07/07/kegiatan-pelatihan-laboratorium-peserta-pelatihan-i-made-artawan-s-e-m-m/).

Dalam rangka mewujudkan laboratorium yang memiliki sertifikat ISO-17025 untuk mendukung kegiatan tri-darma, baik untuk praktikum, riset, atau layanan. Keberadaan laboratorium Perguruan Tinggi (PT) dapat menerapkan sistem manajemen mutu laboratorium internasional sehingga menjadi sumber rujukan yang tepat bagi mahasiswa. Mahasiswa akan terbiasa dengan paraktek laboratorium yang benar. Wawasan ini kelak akan sangat bermanfaat pada saat mereka bekerja di industri/perusahaan yang pada umumnya telah menerapkan standar sistem manajemen mutu.

Berikut diuraikan rencana penelitian guna menungkatkan mutu pelayanan dalam mencapai standar laboratorium ISO.

No.	Topik Penelitian	Rencana Capaian, Tahun
No.	Topik Penelitian	2012	2013	2014	2015	2016
1	Akustik Perikanan	Tersedianya informasi TS ikan demersal dan karang ekonomis penting; descriptor identifikasi kawanan / kelompok ikan ekonomis penting	(Lanjutan) Tersedianya informasi TS ikan demersal dan karang ekonomis penting; (Lanjutan) descriptor identifikasi kawanan / kelompok ikan ekonomis penting.	(Lanjutan) Tersedianya informasi TS ikan demersal dan karang ekonomis penting; stok kawanan / kelompok ikan ekonomis penting.	Estimasi densitas ikan demersal dan karang ekonomis penting skala in-situ; (Lanjutan) estimasi stok kawanan / kelompok ikan ekonomis penting.	(Lanjutan) Estimasi densitas ikan demersal dan karang ekonomis penting skala in-situ; (Lanjutan) estimasi stok kawanan / kelompok ikan ekonomis penting.
2	Akustik Plankton	Tersedianya informasi pembentuk model pendugaan densitas plankton skala Laboratorium	(Lanjutan) tersedianya informasi pembentuk model pendugaan Sv vs densitas plankton skala Laboratorium	(Lanjutan) tersedianya informasi pembentuk model pendugaan densitas dan sebaran spasial temporal plankton	(Lanjutan) tersedianya informasi pembentuk model pendugaan densitas dan kawanan plankton (in-situ)	(Lanjutan) tersedianya informasi pembentuk model pendugaan densitas dan sebaran spasial temporal kawanan plankton (in-situ)
3	Akustik Oseanografi	Tersedianya informasi pembentuk model profil arus berdasarkan data hamburbalik akustik	(Lanjutan) Tersedianya informasi model profil arus	(Lanjutan) Tersedianya informasi model profil arus	(Lanjutan) Tersedianya informasi model profil arus	(Lanjutan) Tersedianya tersedianya informasi model profil arus
4	Akustik Bottom dan Habitat Bawah Air	Tersedianya informasi model deteksi vegetasi bawah air & biofisik dasar perairan	(Lanjutan) Tersedianya informasi model deteksi vegetasi bawah air dan biofisik dasar perairan.	Tersedianya informasi pembentuk model pendugaan Karakteristik Biofisik dasar dan biomass vegetasi dasar Perairan.	(Lanjutan) Tersedianya informasi pembentuk model pendugaan Karakteristik Biofisik dasar dan Biomasa Vegetasi Dasar Perairan.	(Lanjutan) Tersedianya informasi pembentuk model pendugaan Karakteristik Biofisik dasar dan Biomasa Vegetasi Dasar Perairan.
5	Biosonar dan Bioakustik	Tersedianya informasi karakter suara hewan-hewan air.	(Lanjutan) Tersedianya informasi karakter suara hewan-hewan air.	Tersedianya informasi tingkat kerentanan hewan-hewan air terhadap suara lingkungan.	(Lanjutan) Tersedianya informasi tingkat kerentanan hewan-hewan air terhadap suara lingkungan.	(Lanjutan) Tersedianya informasi pengendalian suara-suara bawah air terhadap hewan-hewan air.
6	Rancang bangun Instrumentasi Kelautan Perikanan	Tersedianya irancang bangun instrumentasi pemantau kualitas perairan; instrument pengolah produk kelautan perikanan rumput laut	(Lanjutan) Tersedianya rancang bangun instrumentasi pemantau kualitas perairan; (Lanjutan) rancang bangun instrument pengolah produk kelautan perikanan rumput laut.	(Lanjutan) Tersedianya rancang bangun instrumentasi pemantau kualitas perairan; instrument pengolah produk kelautan perikanan Karagenan.	(Lanjutan) Tersedianya rancang bangun instrumentasi pemantau kualitas perairan; (Lanjutan) rancang bangun instrument pengolah produk kelautan perikanan Karagenan.	(Lanjutan) Tersedianya rancang bangun instrumentasi pemantau kualitas perairan; (Lanjutan) rancang bangun instrument pengolah produk kelautan perikanan Karagenan.
7	Rancang bangun robotika kelautan	Rancang bangun ROV	Rancang bangun ROV	Rancang bangun Glider	Rancang bangun Glider	Rancang bangun Glider

Rencana Strategis Sistem Manajemen Mutu (SMM)

erkait dengan peningkatan mutu penelitian di Lab, maka diperlukan Rencana Strategis (Renstra) Laboratorium AIK IPB 2012-2016 dalam mewujudkan komitmen pada Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) dan keberlanjutan dari kegiatan tahunan ITK IPB 2009-2012 dalam mencapai Sistem Manajemen Mutu ISO 17-25.

Secara umum Renstra Bagian AIK-IPB merupakan dasar pengembangan laboratorium dalam meningkatkan pelayanan kepada semua pengguna. Rencana Strategis Bagian AIK-IPB empat tahun ke depan (2012-2016), secara garis besar meliputi program:

a. Penguatan manajemen organisasi Bagian AIK-IPB melalui penataan kelembagaan dan fungsionalisasi peran sebagai laboratorium dalam bidang akustik dan instrumentasi kelautan.

b. Pengembangan ragam layanan bagi pengguna baik di lingkungan IPB atau masyarakat umum.

c. Pengembangan alat dan fasilitas, sharing serta kolaborasi dengan laboratorium lain yang sejenis atau dengan institusi terkait dalam penyelenggaraan kegiatan ilmiah di tingkat lokal, nasional dan internasional.

d. Pengembangan ruang laboratorium SDM, peralatan untuk meningkatkan kualitas lingkungan Bagian AIK-IPB.

e. Peningkatan fungsi promosi dan portal online Bagian AIK-IPB untuk menciptakan image positif sebagai laboratorium.

f. Meningkatkan kompetensi dan kualifikasi SDM berkelanjutan melalui pendidikan dan pelatihan.

g. Peningkatan kerjasama Bagian AIK-IPB dengan institusi terkait, lembaga pendidikan dan penelitian serta laboratorium lainnya, baik pemerintah atau swasta, di tingkat lokal, regional, nasional maupun internasional.

CHAPTER 4

Kebijakan Umum

Customer

ustomer adalah pengguna layanan laboratorium yang berupa layanan akademik, penelitian dan pengujian di Laboratorium AIK yang meliputi civitas akademika dan civitas non akademika. Civitas akademika terdiri dari mahasiswa (S1,S2 dan S3), dosen dan peneliti. Civitas non akademika adalah pihak umum misalnya dari perusahaan dan instansi.

Persyaratan customer antara lain:

1. Praktikum/Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di Laboratorium AIK IPB.

- Customer mengajukan permohonan untuk melakukan praktikum/penelitian di Laboratorium AIK IPB dan melampirkan jadwal praktikum/proposal penelitian (khusus penelitian, foto 3x4 sebanyak 3 lembar).

- Mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan.

- Membayar uang muka bench fee lab sesuai dengan kriteria pengguna lab (mahasiswa S1, S2, S3, peneliti atau dosen).

2. Pengujian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di Laboratorium AIK IPB.

- Mengisi formulir permohonan pengujian.

- Menyerahkan sampel/alat pengujian.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

3. Pelatihan/Training/Workshop atau Magang/Pencangkokan Penelitian

- Customer telah memahami ketentuan dan peraturan yang berlaku di Laboratorium AIK IPB.

- Mengisi formulir permohonan pelatihan/training/workshop/ magang/ pencangkokan.

- Membayar uang muka untuk pengujian.

Acuan Pengujian/Kalibrasi

aboratorium melakukan pengujian/kalibrasi hanya atas permintaan customer. Laboratorium mentaati dan melaksanakan peraturan yang berlaku, mengacu pada ISO/IEC 17025-2005. Pengujian/kalibrasi yang dilakukan laboratorium bersifat independen.

Deskripsi Istilah dan Definisi

alam pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 17025 Laboratorium AIK IPB berlaku rantai pasokan yang menjelaskan hubungan antara supplier (Perundangan-undangan, Dikti, Diknas atau Peraturan, Keputusan Senat dan Rektor IPB) → Laboratorium AIK IPB → customer adalah civitas akademika meliputi Mahasiswa, Dosen, Pimpinan IPB serta pihak lain yaitu civitas non akademika.

Supplier → organization → customer.

Product Laboratorium dapat berupa penyediaan jasa layanan penelitian dan layanan uji laboratorium berdasarkan mandat yang diberikan oleh pimpinan universitas melalui Rektor IPB, dengan melibatkan seluruh jajaran Laboratorium AIK IPB.

Personil Laboratorium AIK IPB meliputi staf manajerial, laboran dan teknisi. Staf manajerial adalah dosen di ITK IPB. Staf laboran dan teknisi adalah SDM hasil rekruitment yang kompeten dan memenuhi persyaratan administrasi sesuai kebutuhan pekerjaan di Laboratorium AIK IPB.

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

ersyaratan umum untuk menjalankan sistem manajemen mutu yang efektif dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang.

Dalam rangka menerapkan SMM di Laboratorium AIK IPB, diambil langkah-langkah menentukan Manajer Mutu (MM) dan proses-proses yang dibutuhkan dalam SMM, adalah :

a. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses manajemen (Lampiran 1).

b. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses operasi berlangsung efektif (Lampiran 4).

c. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses operasi tersebut

d. Memantau, mengukur dan menganalisis proses operasi tersebut.

e. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

Persyaratan Dokumentasi

Umum

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi dan pengendalian proses kegiatan Lab. AIK. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pengguna dan peningkatan mutu yang berkelanjutan.

Manual Mutu

Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan Lab. AIK maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu.

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Laboratorium AIK menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Tata cara pengendalian dokumen dan rekaman diatur dalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman.

Tanggung Jawab Manajemen

Kepala Bagian AIK memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen Lab. AIK melaksanakan tanggung jawabnya untuk:

a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu Lab. AIK.

b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di Lab. AIK untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya.

c. Memastikan bahwa mandat yang diberikan kepada Lab. AIK dilaksanakan oleh seluruh jajaran Laboratorium AIK.

d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan sustainable, serta terpenuhinya persyaratan customer, sehingga sasaran mutu tercapai.

e. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien telah diterapkan dan dipelihara agar sasaran mutu tercapai.

f. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan Lab. AIK.

g. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.

Manajemen Sumber Daya

Laboratorium Akustik dan Instrumentasi Kelautan IPB menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus mengembangkan dan memperbaiki efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan customer dan pihak lain yang terkait. Laboratorium AIK IPB telah membuat rencana pengembangan sumber daya sesuai dengan visi Lab. AIK.

Sumber Daya Manusia

Setiap personel yang terlibat dalam Lab. AIK IPB sangat berpengaruh besar terhadap mutu produk. Di dalam organisasi Lab. AIK IPB, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai dengan pekerjaannya. Kepala Bagian AIK akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif.

Kompetensi, Pelatihan, dan Kepedulian

Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan SMM, maka Lab. AIK IPB:

1. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang relevan sehingga mutu produk terjamin.

2. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula untuk mencapai kompetensi yang diperlukan.

3. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.

4. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam usaha pencapaian sasaran mutu.

5. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja.

Prasarana

Laboratorium AIK IPB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang dibutuhkan meliputi front office, ruang laboratorium, bengkel, ruang staf, ruang seminar dan ruang sidang. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi peralatan laboratorium, alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner, printer, papan tulis, kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil Lab.AIK bertanggung jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, kondusif, dinamis, dan produktif.

Lingkungan Kerja

Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut :

1. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.

2. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.

Realisasi Produk

Perencanaan Realisasi Produk

Laboratorium AIK IPB telah merancang spesifikasi produk dan telah merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk, Lab. AIK telah menetapkan hal-hal sebagai berikut:

a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.

b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk menghasilkan produk.

c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus dan kriteria untuk penerimaan produk.

d. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan. Bukti laporan hasil uji.

Proses yang Berhubungan dengan Customer

Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium AIK IPB telah menentukan mekanisme dan standar realisasi produk dan meninjau ulang mekanisme dan standar tersebut secara periodik. Untuk itu, Lab. AIK menentukan:

a. Mekanisme dan standar yang dilaksanakan, mencakup ketersediaan, kecepatan, ketepatan waktu proses, mutu layanan, kuantitas dan akuntabilitas.

b. Mekanisme dan standar yang tidak ditentukan tetapi dibutuhkan pada realisasi produk.

c. Mekanisme dan standar dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

d. Lab. AIK IPB menentukan mekanisme dan standar lainnya.

Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Laboratorium AIK meninjau mekanisme dan standar yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke customer. Sebelum menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu meninjau permintaan customer untuk memastikan pemenuhan mekanisme dan standar yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa :

a. Mekanisme dan standar produk sudah didefinisikan.

b. Ada kejelasan jika mekanisme dan standar proses berbeda antara yang dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan.

c. Lab. AIK memiliki kemampuan untuk memenuhi mekanisme dan standar yang sudah ditentukan.

Komunikasi Customer

Laboratorium menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan customer berkaitan dengan:

a. Informasi produk dengan membuat brosur yang disediakan di front office.

b. Pertanyaan-pertanyaan berkaitan dengan layanan produk.

c. Umpan balik dan pengaduan.

Desain Produk

Desain dan Pengembangan

Dalam rangka melakukan desain produk, Kepala Bagian AIK IPB memastikan bahwa keperluan proses perancangan telah

dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk menjawab kebutuhan dan harapan pengguna maupun pihak yang berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain produk dengan menentukan:

a. Tahap desain dan pengembangan.

b. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain.

c. Tanggung jawab dan wewenang dari desain.

Masukan Desain dan Pengembangan

Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk memastikan keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang diemban. Dalam melakukan perencanaan dan pengembangan desain, instruksi yang harus dilakukan :

a. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel.

b. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran.

c. Menetapkan jangka waktu, frekuensi, dasar dari aktivitas verfikasi dan pengesahan desain.

d. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk serta kriteria produk yang diterima.

e. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab untuk perencanaan desain.

f. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.

g. Persyaratan peraturan perundangan yang berlaku

Keluaran Desain dan Pengembangan

Produk laboratorium berupa lingkup pengujian ataupun penggunaan peralatan laboratorium harus disetujui rapat staf sebelum dikeluarkan. Keluaran produk dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang berlaku. Dilakukan identifikasi masalah sebagai tindakan pencegahan apabila ditemukan ketidaksesuaian produk yang dihasilkan.

Tinjauan Desain dan Pengembangan

Produk pengembangan ditinjau secara sistematis untuk menilai kemampuan memenuhi kebutuhan customer dan mengidentifikasi setiap masalah yang kemungkinan timbul untuk dilakukan tindakan yang diperlukan.

Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk memastikan bahwa lingkup uji produk ataupun layanan yang dikeluarkan telah memenuhi persyaratan. Rekaman hasil validasi dan setiap tindakan yang diperlukan disimpan dalam rekaman hasil verifikasi.

Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi dilakukan untuk memastikan bahwa produk layanan dan lingkup pengujian yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan lingkup pengujian dan layanan penelitian dievaluasi. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap tindakan yang diperlukan direkam dalam laporan berkala.

Proses Produksi

Laboratorium AIK IPB merencanakan dan melaksanakan produksi di bawah kondisi terkendali. Lab. AIK mengidentifikasi setiap komponen dan produk dari setiap proses produksi sampai pengiriman ke customer (Lampiran 3).

Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi Lab. AIK melakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.

b. Menyediakan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.

c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.

d. Mengadakan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa

Laboratorium melakukan validasi setiap lingkup pengujian dan layanan penelitian. Validasi harus menunjukkan kemampuan proses mencapai hasil yang direncanakan yang mencakup peralatan dan kualifikasi personil dan penggunaan metode.

Ruang Lingkup Laboratorium

Laboratorium mengidentifikasi lingkup pengujian dan layanan penelitian berkaitan dengan metode dan keabsahan yang masih berlaku.

Milik Customer

Laboratorium memelihara sampel milik customer sesuai dengan prosedur yang berlaku di laboratorium.

Pengendalian Peralatan, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan Lab. AIK IPB adalah sertifikat hasil uji maka Lab. AIK IPB melakukan evaluasi kinerja dengan kuisioner dan feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan mekanisme dan standar layanan. Untuk itu, Lab. AIK:

a. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses produksi.

b. Mengadakan pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk yang ditetapkan.

c. Melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran kinerja untuk digunakan pada kaji ulang proses.

Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan

Umum

Laboratorium AIK IPB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk menjamin kesesuaian produk, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. Lab. AIK IPB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.

Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Lab. AIK IPB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup:

 Pengukuran dan evaluasi produk.

 Kemampuan proses.

 Kepuasan customer.

 Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.

 Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pelayanan, pihak manajemen membuat ketentuan sebagai berikut :

a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi informasi.

b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk dan prosesnya perlu digunakan dalam menetapkan sasaran yang tepat.

c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi supaya tetap akurat dan lengkap.

d. Pengukuran kepuasan customer perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi.

e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.

f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.

g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan customer perlu diukur untuk menentukan informasi secara jelas.

h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.

Pemantauan dan Pengukuran

Kepuasan Customer

Laboratorium AIK IPB menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi yang menjadi variabel terikat adalah kepuasan customer. Kepuasan customer dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada customer.

Audit Internal

Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai lingkup audit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran dari proses tersebut. Audit internal dilakukan oleh PJM minimal 1 kali dalam setahun. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

Pemantauan dan Pengukuran Proses

Lab. AIK IPB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin.

Pemantauan dan Pengukuran Produk

Laboratorium AIK IPB memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memastikan jika persyaratan produk telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen yang mengacu pada kepuasan customer, diterapkan persyaratan sebagai berikut :

a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.

b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.

c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin.

Laboratorium AIK IPB menjadwalkan rencana audit internal tiap 1 tahun sekali untuk memastikan kesesuaian SMM dengan kinerja laboratorium, yaitu :

a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.

b. Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan organisasi.

c. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.

Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.

Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Laboratorium AIK IPB memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian dilakukan oleh Manajer Teknis Lab. AIK dibantu oleh Kepala Divisi dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan:

a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuian.

b. Menetapkan prosedur terdokumentasi yang mendefinisikan proses-proses yang terlibat dalam pengendalian produk yang tidak sesuai.

c. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian produk yang tidak sesuai.

Analisis Data

Laboratorium AIK IPB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat dan akurat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan :

a. Kepuasan customer.

b. Kesesuaian dengan persyaratan produk.

c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan pencegahan dan korektif.

Perbaikan

Perbaikan Berkelanjutan

Laboratorium AIK IPB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen.

Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan. Hasil tindakan korektif dan pencegahan dicatat dan ditinjau untuk menjamin kesesuaian produk yang dihasilkan.

CHAPTER 5

Prosedur Operasional Baku Untuk Manajemen Laboratorium

isusunnya standar operasional prosedur manajemen laboratorium adalah membantu memperlancar pengelolaan laboratorium guna fungsi laboratorium beserta semua sumberdaya yang ada didalamnya, sehingga dapat membantu mewujudkan visi dan misi dari Departemen Ilmu dan Teknologi Kelautan IPB.

Kegiatan yang ada dalam lingkup pengelolaan laboratorium meliputi praktikum, penggunaan peralatan laboratorium, penggunaan laboratorium untuk penelitian dan kerjasama penelitian atau sejenisnya.

Pengadaan Barang dan Formulir Terkait

Prosedur Operasional Baku ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan barang sesuai kebutuhan laboratorium untuk disediakan dan diarsipkan guna kelancaran masing-masing pihak terkait, guna menunjang kegiatan belajar-mengajar serta penelitian di laboratorium yang bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan dan tertib administrasi serta kearsipan.

Penerimaan Sampel/Pekerjaan dan formulir terkait

Penerimaan sampel diatur dalam Prosedur Operasional Baku sehingga segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang menggunakan sampel dapat diatur dan mempermudah pelaksanaannya.

Penggunaan Alat dan formulir terkait

Prosedur Operasional Baku ini dibuat untuk mengatur penggunaan alat dengan menyediakan formulir peminjaman. Hal ini diperlukan untuk ketertiban pemakaian alat maupun fasilitas yang dapat digunakan pelanggan.

CHAPTER 6

Sistem Dokumentasi Alat Laboratorium

istem dokumentasi pemakaian alat terkait dengan pengarsipan alat dalam bentuk dokumen sehingga keberadaan alat dapat dilaporkan secara tertulis. Dengan dokumentasi alat dapat memudahkan pengelolaan alat terkait dengan masa perawatan dan masa pakai alat tersebut.

Pemeliharaan alat dan dokumen terkait

Pemeliharaan alat didokumentasikan pada formulir perawatan alat dan logbook untuk alat yang dipakai dalam kurun waktu yang cukuip lama.

Kalibrasi peralatan

Kalibrasi peralatan didokumentasikan pada Standar Prosedur Baku untuk tiap alat, kegiatan ini perlu dilakukan sehingga penggunaan alat tersebut dapat terukur. Selain itu kalibrasi diperlukan untuk perawatan alat.

Pemusnahan alat

Pemusnahan alat harus diatur oleh Standar Prosedur Baku sehingga dapat didokumentasikan keberadaan suatu alat dan dapat diketahui kebutuhan akan peralatan yang baru.

CHAPTER 7

Sistem Pengelolaan Data

istem Pengelolaan Data mencakup kerahasiaan, approval, pencatatan, logbook dan pelaksananaan kegiatan perlu diatur sehingga ada masing-masing pengguna dapat mengetahui batasan-batasan dalam penggunaan data. Hal ini diperlukan karena beberapa instansi/pengguna mengutamakan kerahasiaan data hasil analisis sehingga tidak begitu saja dikemukaan di tempat umum.

CHAPTER 8

Sistem Keamanan Laboratorium

istem keamanan laboratorium perlu disediakan untuk kenyamanan bagi maupun pelanggan khususnya mahasiswa dan dosen. Peralatan keamanan standar perlu diatur penggunaannya, sehingga memudahkan bagi siapa saja yang berada di laboratorium. Peralatan standar tersebut berupa alat P3K dan kebakaran.

CHAPTER 9

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

engelolaan Sumber Daya Manusia perlu diatur dalam Standar Prosedur Baku, sehingga setiap personil mengetahui hak dan kewajiban di dalam laboratorium.

Ketua Laboratorium

Ketua laboratorium berkewenangan mengambil keputusan manajemen puncak, berkewenangan untuk mengoreksi program dan atau tindakan anggota yang dipandang menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan, dan berkewenangan menandatangani seluruh dokumen kelembagaan Laboratorium baik yang berlaku bagi lingkungan internal maupun dalam kaitan kerjasama kelembagaan dengan pihak luar

Teknisi Laboratorium

Mengurusi layanan pendanaan operasional laboratorium, bersama Kepala Bagian menentukan kebijakan penggunaan dana laboratorium, dan atas sepengetahuan dan seijin Kepala Bagian mewakili tugas lembaga memenuhi undangan dan bernegosiasi dengan pihak luar.

Sertifikat

Sertifikat dibutuhkan sebagai bukti keikutsertaan setiap kegiatan yang membutuhkan keabsahan seorang profesional.

Sabtu, 13 April 2013

Panduan Mutu Laboratorium Akustik dan Instrumentasi Kelautan

Sasaran/Program Kerja Bagian AIK :

Tidak ada komentar:

Posting Komentar